Online dossier
Steeds meer bedrijven zien het voordeel van een online dossier. Bijvoorbeeld om klanten toegang te geven tot hun gegevens of om zelf snel mutaties en aanpassingen te kunnen maken. Werd er in het verleden nog wel gewerkt met fysieke mappen en a4-tjes, tegenwoordig zijn er maar weinig die op deze manier nog hun administratie doen. Zeker als het gaat om informatie die we dagelijks gebruiken en nodig hebben.
Ook het MKB maakt op grote schaal gebruik van deze software. Al zijn sommigen nog wat terughoudend: “Is het niet te duur?”, “Hebben we het echt nodig?”, “Kunnen we het niet op een andere manier oplossen?” Dat zijn de vragen die wij regelmatig krijgen. Maar zodra zij het voordeel van een online dossier hebben ervaren willen zij niet meer terug.
Voordelen van een online dossier
Bij BMK zijn wij gespecialiseerd in online klantendossiers voor het MKB. Wij merkten dat er bij kleinere bedrijven een groeiende behoefte is aan een systeem om hun klantgegevens te digitaliseren, maar dat de bestaande programma’s vaak te duur of uitgebreid waren, of juist te basic waardoor ze niet meegroeiden met het bedrijf. Daarop hebben wij jaren geleden Bizztouch ontwikkeld dat bestaat uit allerlei modules zodat het precies past bij de huidige situatie en eenvoudig mee kan groeien.
Daarnaast is het voordeel van een online dossier dat alle klantgegevens beschikbaar zijn op de computer, tablet en smartphone. Zelfs als u bij de klant aan tafel zit kunt u aanpassingen maken in hun dossier. Denk hierbij aan het updaten van contactgegevens of het toevoegen van schadefoto’s. Heeft u deze gegevens snel nodig? Dan kunt u deze eenvoudig vinden. Veel bedrijven slaan klantgegevens op in Windows-mappen maar kunnen vaak het juiste bestand niet snel terugvinden.
Dat geldt ook voor communicatie, want hoe vaak zijn we niet dat ene mailtje kwijt? Dan is het een stuk eenvoudiger om dat direct te koppelen aan het online dossier van de klant. Alle communicatie is eenvoudig terug te vinden wanneer u het nodig heeft. Dat geldt ook voor gesprekken met collega’s over deze klant. In het dossier zit een chatfunctie waarmee u direct een vraag kunt stellen aan een collega. Alle communicatie wordt direct opgeslagen en kan later worden teruggelezen.
Wanneer een medewerker uit dienst gaat kan een collega het dossier eenvoudig overnemen. Vaak gaat op zo’n moment veel belangrijke informatie verloren, daarom is het verstandig deze goed te archiveren in het klantendossier zodat iedereen in de organisatie ermee aan de slag kan. Ook kan iedereen de klant te woord staan bij vragen wat bijdraagt aan een positieve klantervaring.
Online dossier maken
Het maken van een online dossier is eenvoudiger dan u wellicht denkt. Na het installeren van de software en het trainen van de medewerkers is het tijd om de dossiers te vullen. Kies hiervoor altijd software die intuïtief is, want veel ontwikkelaars zijn goed in het programmeren maar meestal minder sterk in het begrijpen van de klantervaring. Daarom vinden wij het belangrijk om altijd te luisteren naar de feedback van de klant en het systeem op basis van hun wensen aan te passen. Uiteindelijk moet het systeem uw leven makkelijker maken.
Belangrijk
Werken met een online dossier is alleen een succes wanneer dit wordt gedragen door de gehele organisatie. Iedereen moet het belang er van inzien en er actief gebruik van maken. Er is niks vervelender dan incomplete data of incorrecte contactgegevens. Daarom is het belangrijk dat iedereen het systeem begrijpt er ermee kan werken. Train nieuwe medewerkers en help collega’s die er niet mee overweg kunnen.
Zorg daarnaast altijd voor software die bij uw bedrijf past. Dit voorkomt frustratie. Het systeem kan meegroeien met uw bedrijf en het bespaart u en uw collega’s een hoop tijd.
