Administratie digitaliseren
Het zal u wellicht verbazen hoeveel mensen er nog met traditioneel pen en papier werken. Daar is natuurlijk niks mis mee. Vaak werkt het zelfs prettiger! Even snel iets noteren, een terugbelverzoek op een Post-it, we doen het allemaal. De administratie digitaliseren is iets waarvan we allen weten dat het een keer moet, maar we stellen het het liefst zo lang mogelijk uit.
Toch ontkomen we allemaal niet aan de digitalisering. Voor alles bestaat een softwareprogramma of app om ons leven een stuk eenvoudiger te maken. Van een slimme thermostaat of verlichting die precies weet wanneer we thuiskomen. Hoe digitaal we thuis zijn, zijn we op het werk vaak toch een stuk traditioneler. Dat is zonde, want hiermee kosten administratieve zaken vaak onnodig veel tijd.
Administratie digitaliseren, wat zijn de mogelijkheden?
De meeste mensen en bedrijven starten met administratie digitaliseren als er geen plek meer is voor al het papierwerk of wanneer zij meerdere malen belangrijke documenten kwijt zijn geraakt. Het maken van een kopie of foto van het document of de post-it en deze opslaan op de computer is vaak de eerste stap.
Bij kleine administraties of klantendossiers is deze vorm vaak voldoende, maar wanneer uw bedrijf groeit levert dit al snel problemen op.
In zo’n geval is het beter om te kiezen voor digitaal dossier software. Hierin kunt u per klant alle gegevens, documenten en communicatie eenvoudig opslaan. Handig voor als u snel iets terug wilt zoeken.
Ook kunt u uw administratie hiermee eenvoudig digitaal archiveren. Is de samenwerking met de klant gestopt? Dan slaat u alle gegevens op en kunt u deze op een later tijdstip alsnog inzien.
Door alles digitaal op te slaan is het niet meer nodig op papieren kopieën in mappen op te slaan. Dit scheelt een hoop ruimte en is daarnaast ook een duurzamere oplossing.
Veel software is te uitgebreid voor het MKB
Als u op zoek bent naar software om uw administratie te digitaliseren heeft u waarschijnlijk al veel aanbieders bekeken. Bij grote aanbieders sluiten de pakketten vaak niet aan bij het MKB. Voor een uitgebreide versie betaalt u vaak hoge bedragen wat voor kleine bedrijven niet rendabel is. De basis variant bevat juist niet de opties die u nodig heeft, waardoor u nooit een oplossing krijgt die speciaal op u is afgestemd.
Daarnaast is communicatie bij grotere bedrijven vaak lastig. U bent als kleine ondernemer één van de vele klanten, waardoor persoonlijk contact en het snel oplossen van problemen vaak niet mogelijk is. Natuurlijk heeft het ook voordelen om met een grotere partij in zee te gaan. Vaak geeft dit een gevoel van vertrouwen en er zullen regelmatig nieuwe uitbreidingen op de software komen.
Stappenplan administratie digitaliseren
Bij het digitaliseren van administratie is de eerste stap bedenken wat uw wensen zijn. Hoe uitgebreid wilt u het hebben? Voldoet het opslaan in Windows-mappen of heeft u daar te veel documenten en communicatie voor? Tenslotte is het goed om te bedenken wat u precies uit het systeem wilt halen en waarom.
Er zijn een aantal redenen om uw belangrijke documenten digitaal te maken:
- Verkleinen papieren archief en verduurzamen
- Windows-mappen voldoen niet langer door een groeiend aantal klanten
- Regelmatig zijn belangrijke documenten of e-mails niet terug te vinden
- Complexe klantdossiers vragen om één handige plek waar alle documenten, contracten en communicatie wordt opgeslagen
Wat kunt u met software voor administratie digitaliseren?
De software voor het digitaliseren van administratie is speciaal ontwikkeld om u efficiënter te laten werken. Bespaar tijd door alles eenvoudig op dezelfde plek op te slaan. Iedereen in uw bedrijf heeft dan toegang tot deze gegevens – als u dat wilt – en kan met het systeem werken. Hiermee bevordert u het onderling delen van informatie en komt u niet voor problemen te staan wanneer iemand uw organisatie verlaat.
Ook kunt u met deze software eenvoudig alle communicatie opslaan. Dat kunnen e-mails zijn, maar zelf ook Whatsapp-berichten en SMS. In het systeem zit een chatfunctie waarmee u per dossier een vraag kunt stellen aan een collega. De communicatie wordt dan direct bij de juiste klant opgeslagen. Zo gaat niks verloren! Daarnaast kennen we het allemaal, we zijn een belangrijke e-mail kwijt. Ook dat is met deze software verleden tijd. Deze koppel je namelijk eenvoudig aan de juiste klant. Datzelfde geldt ook voor urenregistratie, hiermee houdt u precies bij hoe lang u voor deze klant heeft gewerkt. Onmisbaar voor elke transparante organisatie.